PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Bendrojo skyriaus (toliau – Skyrius) vyriausiojo specialisto-priimamojo sekretoriaus pareigybė priskirta specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.

II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
3.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
3.3. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, visuomenės informavimą, Skyriaus darbo specifiką bei tiesioginių funkcijų vykdymą;
3.4. gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo tarnybinę veiklą, mokėti kaupti, apibendrinti informaciją;
3.5. žinoti  Dokumentų rengimo taisykles;
3.6. išmanyti tarnybinio protokolo reikalavimus, dalykinio bendravimo taisykles;
3.7. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer;
3.8. mokėti  anglų arba vokiečių kalbą pažengusio vartotojo lygmens B1 lygiu.                              

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų Lietuvos Respublikos teisės aktų, Kazlų Rūdos savivaldybės (toliau – Savivaldybė) tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių ir Savivaldybės administracijos (toliau – Administracija) direktoriaus įsakymų nuostatas, Skyriaus vedėjo pavedimus ir atsako už tinkamą jų įgyvendinimą;
4.2. priima gaunamą korespondenciją (raštu, paštu, Savivaldybės elektroniniu paštu, elektroninių paslaugų pristatymo būdu, originalus iš institucijų ir fizinių asmenų ir kt.), skirtą Savivaldybės tarybai, Savivaldybės merui ir Administracijai, atlieka pirminį jos tvarkymą, nustatyta tvarka užregistruoja Dokumentų valdymo sistemoje;
4.3. registruoja Savivaldybės sudaromas ir gaunamas abipusiai pasirašytas sutartis Dokumentų valdymo sistemoje ir perduoda atsakingiems Administracijos padaliniams;
4.4. atsako skambinantiesiems, suteikia susijusią su jiems rūpimo klausimo išnagrinėjimu pradinę informaciją ir/ar sujungia pašnekovus į Savivaldybės priimamojo telefono skambučius su Savivaldybės vadovais ar kitais Administracijos darbuotojais;
4.5. išsiunčia Savivaldybės vadovų, Administracijos darbuotojų parengtus ir nustatyta tvarka įformintus, vadovų pasirašytus, užregistruotus siunčiamus dokumentus  e. pristatymo sistema arba elektroniniu paštu;
4.6. registruoja www.post.lt savitarnoje siunčiamų dokumentų siuntas, užregistruotas, suformuotas ir lipdukais paženklintas siuntas perduoda pristatymui į Kazlų Rūdos pašto skyrių arba kurjeriui;
4.7. informuoja Administracijos darbuotojus  ar kitus asmenis apie Administracijoje rengiamus posėdžius, pasitarimus bei apie būtiną parengti ir pateikti Savivaldybės vadovams informaciją;
4.8. tvarko išankstinę fizinių ir juridinių asmenų priėmimo pas Savivaldybės merą, Administracijos direktorių ar jų pavaduotojus registraciją;
4.9. priima lankytojus, informuoja apie juos Savivaldybės institucijų vadovus ir, esant poreikiui, kitus Savivaldybės institucijų darbuotojus;
4.10. padeda organizuoti ir koordinuoti savivaldybės svečių, delegacijų ir lankytojų priėmimą;
4.11. skelbia Savivaldybės interneto svetainėje Administracijos komisijų posėdžių grafikus;
4.12. kontroliuoja atsakymų išsiuntimą Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatytais terminais;
4.13. parengia Savivaldybės sales Savivaldybės tarybos posėdžiams ir kitiems renginiams, koordinuoja salių užimtumą;
4.14. palaiko ryšį tarp Savivaldybės institucijų ir Administracijos struktūrinių padalinių sprendžiant įvairius Administracijos vidaus administravimo klausimus;
4.15. iki nustatyto termino pateikia Administracijos archyvui sutvarkytas nuolatinio ir laikino saugojimo bylas pagal bylų dokumentacijos planą;
4.16. esant poreikiui rengia Savivaldybės vadovų dokumentų projektus;
4.17. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo ir kitus Skyriaus vedėjo pavestus nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kurie neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams, ir yra tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Skyriaus vedėjui.