PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Bendrojo skyriaus (toliau tekste – Skyrius) vyriausiasis archyvo specialistas. Pareigybė priskirta specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – B.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;

3.2. turėti darbo patirties archyvinių dokumentų tvarkymo srityje;

3.3. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, archyvinių dokumentų valdymą, dokumentų rengimą, apskaitą bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais pareigybei nustatytų funkcijų vykdymą;

3.4. žinoti dokumentų priėmimo į archyvą, saugojimo ir naudojimosi jais norminius teisės aktus ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;

3.5. žinoti valstybinę archyvų sistemą, dokumentų archyve saugojimo terminus, perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymo, sunaikinimo, įforminimo trumpai ar nuolat saugojimui tvarką;

3.6. žinoti dokumentų šifravimo, sisteminimo, komplektavimo, įrišimo ir patalpinimo tam tikslui skirtose archyvo vietose tvarką ir dokumentų apskaitos pagrindus;

3.7. mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer.

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų Lietuvos Respublikos teisės aktų, Kazlų Rūdos savivaldybės (toliau tekste – Savivaldybė) tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių ir Savivaldybės administracijos (toliau tekste – Administracija) direktoriaus įsakymų nuostatas, Skyriaus vedėjo pavedimus ir atsako už tinkamą jų įgyvendinimą;

4.2. sudaro Savivaldybės tarybos, Savivaldybės mero potvarkių ir Administracijos dokumentacijos planą, archyvuoja savivaldybės dokumentus, ruošia saugomų dokumentų apyrašus, nuolatinio saugojimo dokumentų bylas perduoda Kauno regioninio valstybės archyvo Marijampolės filialui (toliau tekste – valstybės archyvas);

4.3. rengia ir teikia valstybės archyvui derinimui Administracijos dokumentacijos planą ir jo papildymų sąrašus, dokumentų registrų sąrašą ir jo papildymus, bylų apyrašų sąrašą ir jo papildymus, nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus, dokumentų naikinimo aktus;

4.4. priima saugoti Savivaldybės valdymo sričiai priklausančių įstaigų, Administracijos padalinių ir likviduojamų įmonių ir įstaigų dokumentus;

4.5. pagal veikiančią tvarką dokumentus šifruoja, sistemina, saugo, aprašo;

4.6. priima Administracijos padalinių bylas ir jų apskaitą tvarko pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;

4.7. ruošia nuolat, ilgai ir trumpai saugomų dokumentų suvestinių aprašus, dokumentų perdavimo valstybiniam saugojimui, nurašymui ir sunaikinimui aktus;

4.8. ruošia ir teikia valstybės archyvui Administracijos nuolat, ilgai ir trumpai saugomų bylų suvestines, dokumentų perdavimo valstybės archyvui aktus;

4.9. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją, pasibaigus teisės norminių aktų nustatytų dokumentų saugojimo terminams, teisės aktų nustatyta tvarka naikina dokumentus;

4.10. pasibaigus nustatytiems saugojimo terminams, naikina dokumentus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatyta tvarka;

4.11. ruošia atsakymus į užklausimus, ruošia pažymas;

4.12. rengia Savivaldybės archyve saugomų dokumentų pagrindu išduodamas pažymas, patvirtintas dokumentų kopijas, išrašus asmenų prašymuose nurodytiems juridiniams faktams patvirtinti;

4.13. išduoda pažymas dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų priėmimo, vykdo likviduojamų juridinių asmenų dokumentų priėmimą į Savivaldybės archyvą pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintą Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašą;

4.14. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka vykdo priešgaisrinės saugos reikalavimus;

4.15. priima gyventojų prašymus, ruošia ir įformina dokumentus dėl 1939-1990 m. okupacijoje nukentėjusių statuso pripažinimo;

4.16.  organizuoja ir vykdo Administracijos spaudos prenumeratą;

4.17. atsako už Savivaldybės tarybos posėdžių garsinių įrašų kompiuterinių laikmenų saugojimą;

4.18. vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle vykdo įstaigos veiklos dokumentų saugojimo terminų priežiūrą;

4.19. atsako už Savivaldybės archyvui perduotų bylų išsaugojimą nustatytą laiką Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktais nustatyta tvarka;

4.20. darbuotojų saugos ir sveikatos norminių teisės aktų nustatyta tvarka organizuoja darbuotojų instruktavimą: darbuotojus priimant į darbą, perkeliant į kitą darbą, pakeitus darbo organizavimą, pradėjus naudoti naujas darbo priemones, pakeitus ar priėmus naujus darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktus, darbuotojui nebuvus darbe ilgiau kaip 60 kalendorinių dienų, darbuotojui pažeidus saugos ir sveikatos norminių teisės aktų reikalavimus, kurių nevykdant įvyko ar galėjo įvykti nelaimingas atsitikimas, avarija, incidentas, gaisras;

4.21. organizuoja darbuotojų saugos ir sveikatos norminių teisės aktų projektų rengimą, juos rengia;

4.22. nagrinėja, tiria darbuotojų skundus ir pareiškimus darbų saugos ir sveikatos darbe klausimais ir teikia dėl jų pasiūlymus Administracijos direktoriui;

4.23. organizuoja Administracijos darbuotojų mokymą ir atestavimą saugos ir sveikatos darbe klausimais;

4.24. kontroliuoja kaip Administracijoje laikomasi norminių aktų saugos darbe klausimais reikalavimų, ar darbuotojai aprūpinami reikiamomis asmeninėmis apsauginėmis priemonėmis;

4.25. Lietuvos Respublikos teisės aktų nustatyta tvarka praneša apie nelaimingus atsitikimus darbe, profesines ligas atitinkamoms valstybės institucijoms, organizuoja nelaimingų atsitikimų darbe ir profesinių ligų tyrimą, dalyvauja jų tyrime, vykdo jų registravimą;

4.26. analizuoja nelaimingų atsitikimų darbe, profesinių ligų ir incidentų aplinkybes bei priežastis ir siūlo Administracijos direktoriui prevencines priemones jiems išvengti;

4.27. užtikrina, kad darbuotojai įsidarbindami ir darbo metu gautų visapusišką informaciją apie darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimus Administracijoje, apie esančią ir galimą profesinę riziką, parengtas priemones rizikai šalinti ar išvengti;

4.28. teisės aktų nustatyta tvarka sudaro Administracijos darbuotojų, dirbančių profesinės rizikos sąlygomis, kuriems privaloma pasitikrinti sveikatą, sąrašą ir sveikatos tikrinimo grafiką, kontroliuoja, kaip laikomasi šio grafiko;

4.29. atlieka kitas Lietuvos Respublikos socialinės apsaugos ir darbo ministro ir Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 2011 m. birželio 2 d. įsakymu Nr. A1-266/V-575 „Dėl Įmonių darbuotojų saugos ir sveikatos tarnybų pavyzdinių nuostatų patvirtinimo“ darbuotojų saugos ir sveikatos specialistui nustatytas funkcijas.

4.30. Skyriaus vyriausiojo specialisto-priimamojo sekretoriaus nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, laikino nedarbingumo, tarnybinių komandiruočių ir kt. atvejais) atlieka jo pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas;

4.31. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo kitus Skyriaus vedėjo pavestus nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kurie neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams, yra tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Skyriaus vedėjui.